Gestire la vita con il time management

time management

Imparare a gestire urgenze e priorità, nella vita e sul lavoro, senza che gli altri ci rubino i nostri progetti, è ciò che vogliamo davvero? Ecco come si fa.

Il telefono squilla, la mail segna di minuto in minuto nuove notifiche, il din-din-din delle App dei social network sullo smartphone suonano il loro concertino. Non sta succedendo nulla di grave, è semplicemente lunedì. Siamo sottoposti a sollecitazioni continue e questo ci provoca stress, ma non sempre perché abbiamo qualcosa da decidere, lavori da consegnare, o emergenze sul lavoro. Anzi, magari era una mattina tranquilla in cui volevamo dedicarci ai nostri affari con calma. Invece siamo sommersi dalle richieste, per la maggior parte di cose per noi completamente inutili. Oggi ai manager non si insegna più solo a fare un business plan, a gestire il personale, a conoscere il proprio mercato, si insegna a gestire il proprio tempo in modo consapevole e con questo la propria produttività e la propria salute. Il time management aiuta nel lavoro ma anche nella vita privata e nella gestione dell’azienda più difficile da guidare – la famiglia. Ci sono due metri di misura con cui valutare le cose che abbiamo da fare, nella vita e sul lavoro: urgenza e importanza. E non sono sinonimi: urgente significa che c’è una scadenza, c’è fretta, importante significa che è strategico per noi ora o per il nostro futuro. In particolare le urgenze sono oggettive, perché sono legate ad una tempistica, mentre le cose importanti sono soggettive – ed è proprio per questo che rischiano di finire sempre in fondo alla lista. È normale, un problema comune, tanto che persino Eisenhower (stratega politico, militare e 34º Presidente degli Stati Uniti d’America) si applicò allo studio del time management e scrisse una sacrosanta verità: “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. La vita non è come una coda al supermarket, chi prima arriva meglio alloggia, è come un pronto soccorso: vige la legge del triage. Codice bianco, verde, rosso, non importa se sei arrivato prima, importa quanto grave è la tua situazione – in quel momento e rispetto agli altri pazienti. Senza metafore troppo drammatiche: significa che è tutta una questione di priorità.
CODICE ROSSO
Quando una cosa è sia importante che urgente è un’emergenza, scatta la sirena e tutte le nostre energie devono essere impiegate per risolvere il problema. Succede, ma in teoria queste situazioni dovrebbero essere un’eccezione che conferma la regola – non uno stile di vita. Un governo che vive delle emergenze lo considereremmo incapace di fare il proprio mestiere, un’azienda presieduta dal crisis management non certo quella di cui compreremmo le azioni, eppure ci sono persone che vivono così. Eccoli quelli sempre impegnati che corrono da una parte all’altra, sempre in ritardo su tutto, difficilmente sono così pieni di lavoro o siedono a capo di un consiglio di amministrazione. Non sono indaffarati, sono male organizzati e normalmente ledono il lavoro di chiunque altro si interfacci con loro, portando tutti allo schianto – anzi, finendo per chiedere agli altri una mano per evitarlo.
IL FINE STRATEGA
Chi è organizzato pianifica, guarda al futuro, riempie l’agenda di cose importanti e le mette in fila prima che diventino urgenti e si finisca nell’emergenza. Questo significa poter gestire davvero la propria vita, che sia privata o lavorativa, con impegno e rilassatezza al tempo stesso. A volte passano i mesi senza che si riesca a vedere un’amica o ad andare dal medico e non perché non ci sia stato effettivamente il tempo, quel paio d’ore, ma perché non lo si è pianificato. Una volta che un appuntamento è in agenda, raramente lo si disdice: il segreto dell’organizzazione è infilarcelo. Prendersi del tempo, una volta alla settimana, per pianificare, scrivere, telefonare, informarsi per prendere gli appuntamenti che serviranno. In ufficio è il tempo delle riunioni, dei progetti, a casa quello in cui si prenotano le vacanze – fatto quello poi si parte sempre.
SCUSA HAI TEMPO?
Quando squilla il telefono significa che qualcuno a bisogno di te: dall’altro capo del telefono c’è chi ha delle urgenze e cerca di farle diventare anche le tue. Visto che tu non sei affannato e non hai bucato tutte le scadenze… allora hai del tempo! No. È qui che bisogna difendere con eleganza e sangue freddo la propria agenda. Senza essere scortesi, ma non è un nostro dovere risolvere le emergenze altrui (o meglio, raramente lo è davvero), e sicuramente non se questo manda noi nella zona rossa. Si possono fare dei favori, se è importante anche per noi ed è solo un problema di tempistiche, oppure si può delegare, o semplicemente si può anche rifiutare. Il fatto che qualcuno sia in grado di toglierti le castagne dal fuoco, non significa che lo possa o lo voglia fare, ancora una volta.
IL TEMPO CHE SPRECHI
Quante volte un dolore al dente appena accennato è diventato insistente e poi ci ha costretto a una corsa dal dentista “in emergenza”? Quante volte a fine giornata hai fatto di tutto, tranne quello che avevi programmato? In verità la nostra casella di posta e le nostre conversazioni quotidiane sono occupate da cose né urgenti né importanti che ci fanno solo sprecare tempo – a farle ma anche solo ad ascoltarle. Se guardiamo alle cose fatte nell’ultimo mese, forse abbiamo fatto tre cene di lavoro noiose, due feste per bambini dove non volevano andarci nemmeno i nostri figli e abbiamo passato 40 minuti in coda in posta per pagare un bollettino. Però non abbiamo trovato il tempo per vedere un’amica, andare in montagna a fare una camminata e una visita medica. C’è qualcosa che ci sta sfuggendo di mano: la nostra vita. Stai seguendo le tue priorità, stai procrastinando o sei sospinto dagli eventi? Alcune persone rimandano le cose da fare facendone altre, inutili, per non dire no alle urgenze del prossimo o perché si distraggono fra lo shopping online e i social network. Altre fanno tutte cose onorevoli come pulire la casa, mandare avanti la famiglia, un lavoro che non amano, ma così finiscono per non avere mai il tempo per dedicarsi a quello che vogliono davvero fare nella vita. Se ti riconosci in questo caso, ricorda che la vita è davvero adesso, e che non avrai probabilmente un’altra occasione per prendere ciò che ora stai lasciando andare. Quindi: cancella, delega o rimanda, fallo adesso o decidi quando farlo, ma fallo.

da Good Living n. 50 – primavera 2017